Sau khi nhận được COE (Certificate of Eligibility) từ trường tại Nhật, bước tiếp theo và quan trọng nhất là xin visa du học. Tuy nhiên, không ít học sinh – phụ huynh vẫn mơ hồ:
“Xin visa ở đâu? Thời gian mất bao lâu? Cần chuẩn bị giấy tờ gì?”
Nếu xử lý sai hoặc thiếu sót ở bước này, bạn có thể mất kỳ bay, trễ kế hoạch học tập, thậm chí bị từ chối visa.
Hãy cùng Hà Thành Global tìm hiểu chi tiết toàn bộ quy trình – hồ sơ – lưu ý khi xin visa du học Nhật Bản 2025, để đảm bảo tấm vé đến Nhật trong tay bạn là chắc chắn.
Điều kiện để được xin visa du học Nhật Bản
Trước tiên, để được nộp hồ sơ xin visa du học, bạn phải có đủ 3 điều kiện sau:
- Được một trường tại Nhật tiếp nhận và cấp thư mời nhập học
- Được cấp COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) do Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản phát hành
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam
Visa chỉ là bước cuối cùng – nếu bạn chưa có COE, không thể xin visa.
Hồ sơ xin visa du học Nhật cần những giấy tờ gì?
Tùy từng trường hợp, nhưng về cơ bản, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
1. Giấy tờ cá nhân
- Hộ chiếu gốc (passport) còn hạn ít nhất 1 năm
- 01 ảnh thẻ (4.5×4.5 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất)
- Đơn xin visa theo mẫu của Đại sứ quán Nhật (có sẵn tại website)
2. Giấy tờ do phía Nhật cấp
- Bản gốc COE (Certificate of Eligibility)
- Thư mời nhập học từ trường tại Nhật (kèm bản dịch tiếng Việt nếu cần)
- Lịch nhập học – kế hoạch đào tạo (nếu có)
3. Hồ sơ học sinh (trong một số trường hợp sẽ được yêu cầu bổ sung)
- Bằng tốt nghiệp THPT/CĐ/ĐH
- Bảng điểm/học bạ
- Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT/NAT/JTEST…)
- Sơ yếu lý lịch – giấy khai sinh – hộ khẩu (nếu cần xác minh bổ sung)
Toàn bộ giấy tờ phải trùng khớp với hồ sơ nộp xin COE trước đó.
Nộp hồ sơ xin visa ở đâu? Có cần phỏng vấn không?
Nơi nộp hồ sơ:
- Nếu bạn sống từ Huế trở ra Bắc: nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
→ Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội - Nếu bạn sống từ Đà Nẵng trở vào Nam: nộp tại Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM
→ Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Q.3, TP.HCM
Có cần phỏng vấn không?
- Phần lớn hồ sơ chỉ xét giấy tờ
- Tuy nhiên, trong một số trường hợp, học sinh sẽ được yêu cầu đến phỏng vấn trực tiếp nếu có dấu hiệu nghi vấn:
- COE cấp quá nhanh
- Trường học không uy tín
- Trình độ tiếng không khớp với hồ sơ
Nếu được luyện phỏng vấn trước, bạn hoàn toàn có thể vượt qua vòng này dễ dàng.
Quy trình xin visa du học Nhật Bản – từ A đến Z
Bước 1: Nhận COE từ trường tại Nhật
- Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận COE bản gốc qua đường bưu điện
- Đây là giấy tờ quan trọng bắt buộc để nộp visa
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ visa đầy đủ
- Tập hợp toàn bộ các giấy tờ như trên
- Điền mẫu đơn xin visa theo đúng hướng dẫn
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan lãnh sự
- Mang theo hồ sơ đầy đủ, nộp trực tiếp vào giờ hành chính
- Nộp lệ phí visa (610.000 VNĐ với visa du học – có thể thay đổi tùy thời điểm)
Bước 4: Nhận kết quả
- Thời gian xét duyệt: từ 5–7 ngày làm việc
- Nếu được cấp visa: bạn nhận lại hộ chiếu kèm visa dán sẵn
- Nếu bị từ chối: hộ chiếu vẫn được trả lại, có thông báo lý do
🎯 Tỷ lệ đậu visa tại Hà Thành đạt trên 98% nhờ chuẩn hóa hồ sơ ngay từ bước COE.
Thời gian làm visa du học Nhật mất bao lâu? Cần chuẩn bị từ khi nào?
| Hạng mục | Thời gian ước tính |
| Xin COE | 6–8 tuần |
| Nhận COE & chuẩn bị visa | 1 tuần |
| Xét duyệt visa | 5–7 ngày làm việc |
| Tổng cộng | ~2 tháng kể từ ngày gửi hồ sơ xin COE |
🎯 Vì vậy, bạn nên bắt đầu làm hồ sơ du học trước kỳ bay ít nhất 4–6 tháng để không bị trễ hạn.
Các lỗi thường gặp khi xin visa – cần tránh tuyệt đối
- Sai lệch thông tin giữa COE và đơn xin visa
→ Ví dụ: tên viết khác phiên âm, ngày sinh khác nhau - Thiếu bản gốc COE hoặc ảnh thẻ không đúng quy cách
→ Ảnh phải đúng chuẩn: nền trắng, mặt thẳng, không đeo kính râm, không áo kẻ sọc - Không nắm lịch làm việc của Đại sứ quán/Lãnh sự quán
→ Có nhiều ngày nghỉ lễ theo lịch Nhật, cần kiểm tra trước - Trả lời phỏng vấn thiếu tự tin hoặc trả lời sai lệch với hồ sơ đã khai
→ Cần luyện trước các câu hỏi cơ bản nếu có khả năng bị gọi phỏng vấn
“Ban đầu em tưởng xin visa chỉ cần cầm COE đi nộp là xong, nhưng còn phải chuẩn bị ảnh, mẫu đơn, lịch nhập học… May có thầy cô Hà Thành hướng dẫn từng bước nên em làm xong trong 1 tuần, visa ra đúng hạn, không bị trễ kỳ bay.”
– Nguyễn Mai Phương, học sinh kỳ tháng 4
Xin visa du học Nhật là chặng cuối nhưng vô cùng quan trọng. Nếu bạn đã mất nhiều tháng chuẩn bị hồ sơ, học tiếng, luyện phỏng vấn… thì đừng để bị trượt chỉ vì thiếu một bức ảnh hay sai một con số.
[NHẬN DANH SÁCH HỒ SƠ VISA + MẪU ĐƠN MỚI NHẤT 2025]
→ Hà Thành Global hỗ trợ trọn gói: kiểm tra COE – hướng dẫn nộp visa – luyện phỏng vấn – chuẩn bị xuất cảnh