Một trong những lý do khiến nhiều học sinh trượt visa hoặc lỡ kỳ bay là: không hiểu rõ quy trình xử lý hồ sơ du học Nhật Bản. Nhiều phụ huynh nghĩ đơn giản chỉ cần “đóng tiền – nộp giấy tờ – rồi chờ bay”, nhưng thực tế, xử lý hồ sơ du học là một chuỗi quy trình phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt thời gian.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ du học Nhật từ A–Z, để bạn không bị động, không thiếu sót – và đảm bảo cơ hội đậu COE, visa cao nhất.
Tổng quan quy trình xử lý hồ sơ du học Nhật – gồm 6 bước chính
- Tư vấn chọn trường – chọn kỳ bay phù hợp
- Chuẩn bị và dịch thuật hồ sơ học sinh – bảo lãnh tài chính
- Gửi hồ sơ đăng ký nhập học sang trường tại Nhật
- Nhận thư mời – Xin cấp COE từ Cục xuất nhập cảnh Nhật
- Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự Nhật
- Hoàn thiện chi phí – đặt vé máy bay – chuẩn bị trước bay
Quy trình trên thường kéo dài từ 3–6 tháng, tuỳ theo trình độ tiếng, thời gian xử lý giấy tờ và tiến độ tuyển sinh của trường.
Bước 1: Tư vấn chọn trường – chọn kỳ nhập học
Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều phụ huynh thường bỏ qua.
✅ Trung tâm sẽ căn cứ vào:
- Trình độ tiếng Nhật hiện tại
- Học lực – tài chính gia đình
- Nguyện vọng ngành học – kế hoạch học tiếp sau này
- Kỳ bay phù hợp (tháng 4, 7, 10, hoặc 1)
Kỳ tháng 4 và tháng 10 thường đông – tỷ lệ cạnh tranh cao hơn → cần chuẩn bị sớm hơn
Tại Hà Thành, học sinh được làm “bài test định hướng lộ trình” trước khi nộp hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ học sinh và hồ sơ tài chính
Hồ sơ học sinh:
- Bằng + học bạ THPT/cao đẳng/đại học
- Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT/NAT-TEST/J-TEST…)
- Sơ yếu lý lịch – giấy khai sinh – ảnh thẻ
- Chứng minh thư – hộ khẩu – giấy tờ nhân thân
Hồ sơ tài chính:
- Giấy chứng nhận số dư tài khoản/sổ tiết kiệm
- Giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh
- Hồ sơ công việc – hợp đồng lao động – giấy phép kinh doanh (nếu có)
Tất cả giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng tư pháp.
Đây là bước thường gây rối nếu không có trung tâm hỗ trợ.
Bước 3: Gửi hồ sơ đến trường tại Nhật
Sau khi hoàn tất hồ sơ, trung tâm sẽ:
- Gửi đăng ký nhập học
- Gửi bản scan toàn bộ hồ sơ học sinh cho trường
- Trường sẽ xét hồ sơ – phỏng vấn online – yêu cầu bổ sung nếu cần
Thời gian xét duyệt: khoảng 2–4 tuần
Trong thời gian này, học sinh sẽ được luyện phỏng vấn, chuẩn bị trả lời các câu hỏi cơ bản bằng tiếng Nhật
Bước 4: Nhận thư mời – Xin cấp COE từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản
Nếu trường đồng ý tiếp nhận:
- Trường sẽ thay mặt học sinh nộp hồ sơ xin COE (Certificate of Eligibility)
- Đây là giấy phép nhập cảnh chính thức – quan trọng nhất trong bộ hồ sơ du học
Cục xét duyệt COE rất nghiêm:
- Kiểm tra năng lực học sinh
- Đối chiếu tài chính – mục tiêu học tập
- Đòi hỏi hồ sơ phải đúng – đủ – logic – không mâu thuẫn
Thời gian xét COE: 6–8 tuần
Hà Thành kiểm tra hồ sơ qua 3 vòng trước khi gửi – đảm bảo không sai sót nhỏ nào làm rớt COE.
Bước 5: Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật
Sau khi nhận được COE bản gốc từ Nhật → học sinh cần:
- Chuẩn bị hồ sơ xin visa:
- COE bản gốc
- Giấy tờ nhân thân
- Thư mời nhập học
- Đơn xin visa
- Nộp tại Đại sứ quán (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán (TP.HCM)
- Có thể bị yêu cầu phỏng vấn bổ sung
Xét visa: từ 5–10 ngày làm việc
Nếu có lỗi nhỏ: sai tên, thiếu dấu → visa có thể bị từ chối
Bước 6: Hoàn thiện học phí – vé máy bay – chuẩn bị trước bay
Khi đã có visa, học sinh sẽ:
- Đóng học phí kỳ đầu (nếu chưa đóng)
- Đặt vé máy bay – thông báo lịch nhập học
- Chuẩn bị hành lý, sim điện thoại, các giấy tờ cần mang theo
- Được hướng dẫn kỹ lưỡng về văn hóa – ứng xử tại Nhật
Hà Thành tổ chức buổi “Pre-departure orientation” – học sinh được gặp bạn cùng bay – chia nhóm Zalo với người hỗ trợ tại Nhật.
🟩 Thời gian xử lý toàn bộ hồ sơ thường kéo dài bao lâu?
| Giai đoạn | Thời gian ước tính |
| Chuẩn bị hồ sơ – dịch thuật | 2–3 tuần |
| Gửi hồ sơ + phỏng vấn trường | 2–4 tuần |
| Xin COE | 6–8 tuần |
| Xin visa | 1–2 tuần |
| Chuẩn bị trước bay | 1–2 tuần |
👉 Tổng cộng: khoảng 3–5 tháng → cần bắt đầu chuẩn bị ít nhất 6 tháng trước kỳ bay mong muốn
“Em từng nghĩ nộp hồ sơ là xong. Nhưng nhờ trung tâm hướng dẫn từng bước – từ chọn trường đến luyện phỏng vấn, dịch giấy tờ, chuẩn bị COE – em đậu visa đúng hạn và bay đúng kỳ.”
– Lê Minh Tú, học sinh kỳ tháng 10
Xử lý hồ sơ du học Nhật là một quy trình kỹ thuật – chi tiết – và yêu cầu chính xác cao. Sai sót nhỏ trong giấy tờ cũng có thể khiến bạn mất kỳ bay – trượt visa – tổn thất tài chính.
[NHẬN LỘ TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ DU HỌC NHẬT MIỄN PHÍ – THEO TỪNG KỲ BAY]
→ Hà Thành Global đồng hành từng bước – kiểm tra hồ sơ 3 vòng – luyện phỏng vấn cá nhân – đảm bảo bạn nắm chắc tấm vé sang Nhật.