Ngay khi đặt chân đến Nhật, việc đầu tiên du học sinh cần làm không phải là đi chơi, cũng chưa phải là đi học – mà là thực hiện các thủ tục pháp lý bắt buộc, gồm:
- Đăng ký địa chỉ cư trú (住民登録)
- Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険)
- Nhận số My Number (個人番号)
Nếu không hoàn tất 3 thủ tục này đúng hạn (trong 14 ngày kể từ khi chuyển đến chỗ ở), bạn có thể bị xử phạt hoặc gặp rắc rối trong quá trình học tập – làm thêm tại Nhật.
Hà Thành Global hướng dẫn chi tiết từng bước – để bạn an tâm ổn định cuộc sống.
1. Đăng ký địa chỉ cư trú (住民登録 – Jumin Touroku)
Vì sao bắt buộc?
Theo luật Nhật Bản, mọi người nước ngoài lưu trú dài hạn (bao gồm cả du học sinh) phải đăng ký địa chỉ cư trú tại địa phương đang sống, trong vòng 14 ngày kể từ khi đến.
Nếu không đăng ký:
- Bạn không thể tham gia bảo hiểm,
- Không thể mở tài khoản ngân hàng,
- Không nhận được thư từ hay giấy tờ quan trọng từ nhà trường, chính quyền.
Làm ở đâu?
Tại Văn phòng hành chính quận/huyện/thành phố nơi bạn cư trú – gọi là:
- 市役所 (Shiyakusho) nếu là thành phố
- 区役所 (Kuyakusho) nếu là quận
Cần mang theo:
- Hộ chiếu
- Thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card, nhận tại sân bay)
- Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy xác nhận nơi ở (nếu ở ký túc xá)
- Giấy tờ nhập học từ trường (nếu có)
Thủ tục gồm 2 bước:
- Khai báo thông tin tại quầy hỗ trợ người nước ngoài
- Ký xác nhận nội dung đăng ký + nhận lại biên nhận (Juminhyo)
Hãy nhờ người biết tiếng Nhật hoặc nhân viên trường đi cùng nếu bạn chưa tự tin giao tiếp.
2. Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 – Kokumin Kenko Hoken)
Đây là gì?
Là hình thức bảo hiểm y tế bắt buộc đối với người cư trú dài hạn ở Nhật (bao gồm du học sinh). Khi tham gia, bạn chỉ phải chi trả khoảng 30% chi phí khám chữa bệnh.
Tại sao cần làm sớm?
Nếu bạn bị ốm, tai nạn, phải đi khám bệnh… thì chi phí y tế tại Nhật rất cao (1 lần khám có thể lên tới 10,000–20,000 yên nếu không có bảo hiểm).
Tham gia sớm giúp bạn:
- Không bị truy thu phí bảo hiểm từ ngày nhập cảnh
- Được hỗ trợ chi phí y tế ngay từ đầu
- Không vi phạm luật cư trú
Làm ở đâu?
Ngay sau khi làm xong thủ tục đăng ký cư trú, bạn hãy di chuyển sang quầy Bảo hiểm (保険課 – Hokenka) trong cùng tòa nhà để đăng ký.
Cần mang theo:
- Thẻ cư trú
- Giấy đăng ký địa chỉ cư trú (đã hoàn thành ở bước trước)
- Hộ chiếu
- Thư nhập học (nếu yêu cầu)
Phí đóng bảo hiểm:
- Mức phí trung bình: 1.500 – 2.000 yên/tháng, tùy từng địa phương
- Có thể chọn đóng theo quý hoặc cả năm
- Nhận thẻ bảo hiểm (Kenko Hokensho) qua đường bưu điện sau vài ngày
Khi đi khám bệnh, nhớ mang thẻ bảo hiểm này để được giảm chi phí.
3. Nhận và quản lý số My Number (個人番号 – Mã cá nhân quốc dân)
Số My Number là gì?
Đây là mã số cá nhân quốc gia do chính phủ Nhật cấp cho tất cả công dân và người nước ngoài cư trú hợp pháp.
My Number dùng để:
- Nộp thuế
- Đăng ký bảo hiểm
- Làm thêm hợp pháp
- Mở tài khoản ngân hàng
- Nhận hỗ trợ từ chính phủ (nếu có)
Nhận số như thế nào?
Sau khi đăng ký cư trú xong, chính quyền địa phương sẽ gửi phong bì có chứa thông báo mã số My Number (通知カード – Tsūchi Kādo) về địa chỉ nhà bạn trong khoảng 1–2 tuần.
Bạn sẽ nhận:
- Số cá nhân 12 chữ số
- Mẫu đăng ký thẻ My Number (マイナンバーカード)
Có cần làm thẻ My Number không?
Có khuyến khích. Thẻ My Number (IC card) có thể dùng làm:
- Thẻ căn cước nội địa
- Thẻ thư viện
- Thẻ chứng minh khi mở tài khoản, ký hợp đồng điện thoại
Cách đăng ký làm thẻ My Number:
- Điền phiếu đăng ký gửi kèm trong phong bì
- Gửi lại qua bưu điện HOẶC đăng ký online (có mã QR riêng)
- Sau 3–4 tuần sẽ có giấy mời đến Shiyakusho nhận thẻ
Thẻ My Number có thể tích hợp thông tin bảo hiểm – rất tiện về sau.
Câu hỏi thường gặp từ du học sinh
Nếu quá 14 ngày mà chưa đăng ký thì sao?
→ Bạn có thể bị cảnh cáo, phạt hoặc ảnh hưởng đến việc gia hạn visa sau này.
Có thể nhờ trung tâm hoặc người Nhật đi cùng không?
Hoàn toàn nên! Nếu chưa vững tiếng Nhật, hãy nhờ người hỗ trợ – hoặc nhân viên văn phòng quốc tế của trường.
Nếu chuyển chỗ ở sau này thì sao?
→ Bạn cần thông báo chuyển địa chỉ cư trú tại nơi cũ → sau đó đăng ký lại tại nơi ở mới.
“Mới sang Nhật em chỉ biết trường và ký túc, không biết gì về giấy tờ. May có chị hướng dẫn ở Hà Thành Global cầm tay chỉ từng bước, dẫn đi đăng ký cư trú, hướng dẫn làm bảo hiểm. Nếu không có chị ấy chắc em ngơ ngác cả tháng mất!”
– Linh Chi, học sinh kỳ tháng 7
Đừng để thủ tục hành chính “cướp” mất thời gian quý giá của bạn tại Nhật. Chỉ cần dành 1 ngày đầu tiên sau khi ổn định, bạn đã có thể hoàn thành toàn bộ các bước:
✅ Đăng ký cư trú
✅ Đăng ký bảo hiểm quốc dân
✅ Nhận số My Number
[TẢI FILE HƯỚNG DẪN – ĐỊA CHỈ CỤ THỂ – GIẤY TỜ CẦN MANG]
→ Hà Thành Global tặng bạn checklist + biểu mẫu đăng ký tại các quận/phường phổ biến nhất dành cho du học sinh Việt tại Nhật.