Việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật có thể trở thành “ác mộng” với nhiều phụ huynh: giấy tờ chồng chéo, yêu cầu tiếng Nhật, phải dịch công chứng, deadline liên tục thay đổi…
Đặc biệt với các bậc cha mẹ bận rộn – không có thời gian theo sát từng chi tiết – rất dễ bị thiếu sót, làm sai, hoặc lỡ kỳ bay của con chỉ vì sai một tờ giấy.
Hiểu điều đó, Hà Thành Global đã tổng hợp Checklist hồ sơ du học Nhật Bản đầy đủ – chuẩn 2025. Chỉ cần theo đúng danh sách này, bạn sẽ không lo thiếu – trễ – hay sai lệch trong quá trình xử lý hồ sơ.
Hồ sơ học sinh – cần chuẩn bị ngay từ đầu
Đây là nhóm giấy tờ quan trọng để chứng minh học sinh có đủ điều kiện học tập tại Nhật. Bao gồm:
Giấy tờ cá nhân:
- Giấy khai sinh (photo công chứng + bản dịch tiếng Nhật)
- CMND/CCCD học sinh (photo công chứng + bản dịch)
- Sổ hộ khẩu (toàn bộ hộ, bản sao + dịch)
- Hộ chiếu (passport) còn hạn ít nhất 1 năm
- 4–6 ảnh thẻ 3×4, 4.5×3.5 (nền trắng, áo có cổ)
Hồ sơ học vấn:
- Bằng tốt nghiệp THPT/Cao đẳng/Đại học (bản sao + dịch)
- Học bạ/ bảng điểm các năm (bản sao + dịch)
- Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT/NAT/J-TEST…)
- Giấy xác nhận học tại trung tâm tiếng Nhật (nếu đang học)
Nếu học sinh tốt nghiệp lâu → nên bổ sung giải trình khoảng trống học tập (bằng tiếng Nhật).
Hồ sơ người bảo lãnh tài chính – bắt buộc để xin COE
Người bảo lãnh thường là bố/mẹ hoặc người thân trực hệ. Các giấy tờ cần chuẩn bị:
Giấy tờ cá nhân người bảo lãnh:
- CMND/CCCD
- Sổ hộ khẩu
- Giấy đăng ký kết hôn (nếu có)
Giấy tờ chứng minh tài chính:
- Sổ tiết kiệm có tối thiểu 500 triệu VNĐ (mở trước ít nhất 3 tháng)
- Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng
- Giấy tờ chứng minh thu nhập:
- Hợp đồng lao động + bảng lương 3 tháng gần nhất (nếu làm công ty)
- Giấy phép kinh doanh + tờ khai thuế (nếu kinh doanh)
Giấy giải trình tài chính (viết tay hoặc đánh máy):
- Nêu rõ nguồn gốc thu nhập
- Cam kết hỗ trợ chi phí học tập – sinh hoạt tại Nhật
Tất cả các giấy tờ trên phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng tư pháp.
Hồ sơ dành cho trường tại Nhật – do trung tâm xử lý nhưng học sinh cần cung cấp đầu vào
Tài liệu cần viết tay hoặc ký trực tiếp:
- Đơn xin nhập học (có mẫu sẵn, điền bằng tiếng Nhật)
- Lý do du học (Ryugaku Riyuu Sho) – viết tay bằng tiếng Nhật
- Sơ yếu lý lịch (Rirekisho) – có ảnh, trình bày rõ quá trình học tập/làm việc
- Bản kế hoạch học tập (Shugaku Keikaku Sho) – tùy trường yêu cầu
Phần lý do du học là cực kỳ quan trọng – nếu viết hời hợt, copy mẫu → có thể bị từ chối hồ sơ.
Hồ sơ xin COE – trường nộp thay học sinh nhưng cần đủ giấy tờ
COE (Certificate of Eligibility) là “tấm vé thông hành” quan trọng nhất. Để xin được COE, học sinh cần cung cấp đầy đủ:
- Hồ sơ học sinh
- Hồ sơ tài chính
- Thư mời nhập học từ trường
- Giấy tờ viết tay tiếng Nhật
- Phỏng vấn online (nếu trường yêu cầu)
Trung tâm sẽ kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi gửi sang Nhật → cần hoàn tất sớm để không trễ hạn.
Hồ sơ xin visa – sau khi có COE
Sau khi nhận được COE, học sinh cần:
- Hộ chiếu gốc
- 01 ảnh thẻ 4.5×4.5 (nền trắng)
- Đơn xin visa theo mẫu Đại sứ quán
- COE bản gốc + bản sao
- Thư mời nhập học
- Hồ sơ học sinh – người bảo lãnh (nếu yêu cầu thêm)
Nộp trực tiếp tại Đại sứ quán (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán (TP.HCM)
Thời gian xét: 5–10 ngày làm việc
Checklist theo thời gian – để phụ huynh dễ hình dung tiến độ
| Thời điểm | Việc cần làm |
| Trước kỳ bay 5–6 tháng | Bắt đầu học tiếng – chọn trường – kiểm tra tài chính |
| Trước 4 tháng | Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ học sinh – tài chính – dịch thuật |
| Trước 3 tháng | Gửi hồ sơ sang Nhật – phỏng vấn trường |
| Trước 2 tháng | Nhận COE – hoàn thiện phí học – xin visa |
| Trước 1 tháng | Chuẩn bị hành lý – học định hướng văn hoá – tập hợp nhóm bay |
Phụ huynh bận rộn chỉ cần làm theo đúng bảng thời gian này → đảm bảo không bị chậm – không bị thiếu.
“Tôi đi làm cả ngày, không thể kiểm tra từng giấy tờ. May có checklist Hà Thành gửi, tôi chỉ cần đánh dấu và gửi dần từng phần – trung tâm xử lý trọn gói, đến ngày chỉ việc chuẩn bị hành lý cho con.”
– Chị Ngọc, phụ huynh tại Hưng Yên
Một bộ hồ sơ chuẩn – đúng – đủ – nộp đúng hạn = bạn đã đi được 70% hành trình du học Nhật. Đừng để những sai sót nhỏ khiến con bạn mất kỳ bay, rớt visa – chỉ vì… thiếu một tờ giấy.
🎯 [TẢI NGAY FILE CHECKLIST HỒ SƠ DU HỌC NHẬT 2025 – PDF IN RA ĐƯỢC]
→ Hà Thành Global tặng miễn phí cho phụ huynh – kèm theo mẫu thư mời – mẫu lý do du học – và hướng dẫn xử lý từng loại hồ sơ.