Không ít học sinh có hồ sơ đẹp, tài chính ổn, điểm số tốt nhưng vẫn trượt COE hoặc visa. Phụ huynh thắc mắc:
“Con tôi có đầy đủ điều kiện, tại sao lại bị từ chối hồ sơ?”
Sự thật là: xử lý hồ sơ du học Nhật đòi hỏi độ chính xác cực cao, từ giấy tờ, thời gian nộp, đến cả cách viết lý do du học. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến bạn mất kỳ bay – mất tiền đã đóng – và mất luôn cơ hội của con.
Hà Thành Global đã tổng hợp 6 lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối, cùng giải pháp cụ thể để phụ huynh không đi vào “vết xe đổ” của người đi trước.
Lỗi 1: Hồ sơ tài chính không đủ mạnh hoặc không logic
Đây là lý do hàng đầu khiến học sinh bị rớt COE.
Trường – và đặc biệt là Cục Xuất nhập cảnh Nhật – rất quan tâm đến yếu tố:
- Người bảo lãnh có đủ khả năng chi trả học phí – sinh hoạt phí không?
- Sổ tiết kiệm có được mở đủ thời gian quy định không?
- Nguồn tiền có hợp pháp – ổn định – khớp với giấy tờ thu nhập không?
Lỗi thường gặp:
- Mở sổ tiết kiệm “gấp” chỉ vài ngày trước nộp hồ sơ
- Thu nhập thấp nhưng lại có số dư cao bất thường
- Không chứng minh được công việc/nghề nghiệp rõ ràng của người bảo lãnh
Giải pháp:
- Chuẩn bị tài chính tối thiểu 500 triệu – mở sổ trước 3 tháng
- Có xác nhận thu nhập hợp lệ, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh rõ ràng
- Hồ sơ cần giải trình mạch lạc – không nên giấu giếm hoặc “chế biến số liệu”
Lỗi 2: Học lực – học bạ không nhất quán hoặc quá yếu
Cục xét duyệt sẽ xem xét:
- Học sinh có đi học đều không?
- Có giai đoạn nghỉ học, bỏ dở, lưu ban không rõ lý do không?
- Học lực có phù hợp với chương trình đăng ký?
Lỗi phổ biến:
- Học sinh tốt nghiệp quá lâu → không có kế hoạch học tập liên tục
- Có khoảng “trống” trong học bạ không giải trình rõ
- Điểm số quá thấp (trung bình dưới 5.5) → bị đánh giá thiếu động lực học
Giải pháp:
- Giải trình rõ ràng nếu có gián đoạn (ví dụ: đi làm, học nghề…)
- Nêu mục tiêu học tập cụ thể trong lý do du học
- Học lại tiếng tại Việt Nam để thể hiện sự chuẩn bị nghiêm túc
Lỗi 3: Hồ sơ viết lý do du học sơ sài – giống sao chép
Một bộ hồ sơ du học Nhật luôn phải có phần “Lý do du học” viết tay bằng tiếng Nhật, gọi là 留学理由書 (Ryugaku Riyuu Sho).
Nếu phần này:
- Viết sơ sài, chỉ 3–4 dòng
- Giống copy từ các mẫu có sẵn
- Không nói rõ mục tiêu học – ngành học – kế hoạch sau tốt nghiệp
→ Trường sẽ đánh giá học sinh không có mục tiêu học tập thực sự, và dễ từ chối tiếp nhận.
Giải pháp:
- Viết lý do chân thật, rõ ràng, trình bày mạch lạc (khoảng 1 trang giấy)
- Nêu rõ: Vì sao chọn Nhật, chọn trường này, ngành học này, và sẽ làm gì sau tốt nghiệp
- Có người hướng dẫn kiểm tra – sửa lỗi logic và ngôn ngữ
Lỗi 4: Thiếu hoặc sai lệch thông tin trong hồ sơ giấy tờ
Nhật là quốc gia cực kỳ kỹ tính trong hồ sơ. Một lỗi nhỏ như:
- Sai chính tả tên trên giấy khai sinh
- Lệch ngày tháng sinh giữa các loại giấy tờ
- Thiếu dấu công chứng, bản dịch không khớp
→ cũng đủ khiến hồ sơ bị đánh rớt.
Ngoài ra, thiếu sót trong giấy tờ tài chính, thiếu bản gốc các chứng chỉ cũng là nguyên nhân thường gặp.
Giải pháp:
- Kiểm tra từng mục trong hồ sơ – đối chiếu các mốc thời gian
- Sử dụng mẫu dịch chuẩn – đúng thuật ngữ tiếng Nhật
- Trung tâm cần rà soát kỹ 3 vòng trước khi gửi hồ sơ đi
Lỗi 5: Trả lời phỏng vấn yếu – không thể hiện được mục tiêu học tập
Rất nhiều bạn có hồ sơ giấy đẹp, nhưng rớt ở vòng phỏng vấn vì:
- Không nghe được câu hỏi tiếng Nhật
- Trả lời lạc đề, không rõ ràng
- Không thể hiện được mình muốn đi học, mà giống đi làm thêm
Giải pháp:
- Luyện phỏng vấn sát thực tế với giáo viên có kinh nghiệm
- Tập nói về bản thân – mục tiêu – ngành học – kế hoạch tương lai bằng tiếng Nhật
- Tránh trả lời kiểu “em chưa biết – người nhà bảo đi” → đánh rớt ngayTại Hà Thành, mỗi học sinh được luyện phỏng vấn 1:1 – ít nhất 3 lần trước khi gặp trường
Lỗi 6: Chọn trung tâm không minh bạch – làm hồ sơ ẩu
Đây là lỗi “âm thầm” nhưng cực kỳ nguy hiểm. Rất nhiều phụ huynh bị:
- Trung tâm vẽ chi phí – làm hồ sơ “cho đủ” chứ không đúng
- Ký hợp đồng không rõ ràng, không cam kết đầu ra
- Không được kiểm tra hồ sơ trước khi gửi
- Không có luyện phỏng vấn – học sinh bị “ném” vào buổi thi bất ngờ
Hậu quả:
- Hồ sơ trượt COE
- Mất học phí đã đóng
- Lỡ kỳ bay, mất niềm tin
Giải pháp:
- Kiểm tra pháp lý trung tâm: giấy phép tư vấn du học
- Yêu cầu hợp đồng rõ: hoàn phí nếu trượt visa/COE
- Phải được luyện phỏng vấn – được kiểm tra hồ sơ ít nhất 2 vòng
“Tôi từng suýt mất gần 100 triệu vì một trung tâm ở tỉnh làm sai giấy tờ tài chính. May mắn biết đến Hà Thành, được sửa lại hồ sơ – bổ sung lý do du học, luyện phỏng vấn kỹ – cuối cùng con tôi đã đậu visa đúng kỳ.”
– Chị Hoài, phụ huynh tại Thanh Hóa
Một hồ sơ được duyệt không chỉ cần đầy đủ, mà còn phải logic – rõ ràng – và thể hiện được mục tiêu học tập thật sự. Đừng để mất cả năm vì một lỗi nhỏ đáng tiếc.
🎯 [ĐĂNG KÝ KIỂM TRA HỒ SƠ DU HỌC NHẬT MIỄN PHÍ]
→ Hà Thành Global sẽ rà soát – tư vấn – sửa lỗi – và hướng dẫn từng bước để bạn không bao giờ bị từ chối vì những sai sót không đáng có.